Pravilo 80-20 ali t. i. Paretovo načelo (poimenovano po italijanskem znanstveniku, Vilfredu Paretu, živečemu 1848-1923) je orodje, ki je zelo uporabno pri organizaciji časa in postavljanju prioritet.
Govori o tem, da je za 80 % učinka praviloma »zaslužnih« le 20 % naše dejavnosti. In obratno: preostalih 80 % naše dejavnosti bo k skupnemu učinku prispevalo le 20 %. Kaj to konkretno pomeni?
Na primer: 80 % dobička v podjetju se običajno ustvari z zgolj 20 % izdelki. Vseh ostalih 80 % izdelkov pa k skupnemu dobičku podjetja prispeva »le« preostalih 20 %.
Pareto je sicer svoje načelo ubesedil ob nekem drugem primeru: ugotovil je namreč, da ima 20 % prebivalcev Italije v lasti 80 % njene zemlje. Njegov primer za vodenje seveda nima neposrednih posledic, smo mu pa vendarle lahko hvaležni, saj je Paretovo načelo mogoče prenesti na mnoga druga, za voditelje veliko bolj neposredno uporabna področja. Na primer …
- 20 % ljudi opravi 80 % vsega dela.
- 20 % donatorjev bo prispevalo 80 % zbranega denarja.
- 20 % knjige ali filma vsebuje 80 % njene / njegove vsebine.
- 20 % oblačil nosimo 80 % časa.
Kako lahko to načelo konkretno uporabim?
Kot voditelj moram vedno postavljati prioritete. V kaj bom danes vložil svoj čas? V pogovore s sodelavci, v izboljšavo nekega sistema, v pridobivanje novih sodelavcev …? Ali pa: v kaj bomo vložili sredstva? Ali pa: katerim sodelavcem naj se v naslednjem obdobju še posebej posvetim?
Paretovo načelo mi pomaga razumeti, da obstaja 20 % nečesa, v kar se splača vlagati. Ni potrebno storiti vsega, kar vidim kot potrebno. Dovolj je, da se lotim ključnih 20 % in dobro opravim, poudarim ali razširim tisto. To bo prineslo celo veliko večji učinek, kot če bi skušal postoriti vse.
Nekaj primerov:
- Če za mojo pozornost v tem trenutku konkurira 10 nalog, se skušam osredotočiti na dve ključni in tisti dve narediti več kot odlično. Verjetno bo učinek veliko boljši, kot če bi skušal narediti vse.
- Če imam 10 sodelavcev, velja premisliti, ali morda obstajata dva, v katera bi v prihodnje lahko vložil še veliko več časa in sredstev, strukturo pa postavil tako, da bi se potrebe ostalih osmih razreševale tako, da bi vzele manj mojega časa.
- Če imamo v skupini ali organizaciji 10 programov ali dejavnosti, se vprašajmo, kateri dve sta tisti, ki bi jih obdržali in razširili, četudi vseh ostalih osem opustimo. Ali bi na ta način morda dosegli še več?
Pravilo 80-20 me torej še posebej v tem adventnem času vabi k osredotočanju na bistveno. In tega, bistvenega, je morda res le 20 % od vsega, kar vidim kot nujno ali kot pomembno.
